Los errores de REPSE que más están provocando suspensiones en 2025

Desde que se creó, el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) ha cambiado la forma en que se regula la subcontratación en México. Ya no es solo un trámite para estar en regla. En 2025, el REPSE funciona como un filtro claro: o cumples con lo que exige la autoridad o simplemente quedas fuera. Y quedar fuera no es solo perder un registro. Es perder contratos, frenar operaciones y enfrentar consecuencias legales que ninguna empresa puede darse el lujo de ignorar.

La Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) ha intensificado su fiscalización, y muchas empresas ya han sido suspendidas del padrón por fallas que, en muchos casos, pudieron haberse prevenido. La pregunta es directa: ¿Tu empresa, o los proveedores con los que trabajas, siguen en regla?

¿Por qué es importante el REPSE en la nómina y la subcontratación?

El impacto del REPSE va mucho más allá del área legal o fiscal. Afecta directamente a la nómina, a los contratos de servicios y a la posibilidad de deducir ciertos pagos. En términos simples, solo las empresas que están registradas en el REPSE pueden ofrecer servicios especializados o ejecutar obras especializadas bajo el marco legal vigente.

Cuando este registro no está vigente o presenta inconsistencias, se pone en riesgo todo el proceso. Quien presta el servicio puede perder clientes. Quien contrata podría no poder deducir esos pagos y quedar en una situación jurídica vulnerable. El riesgo es compartido.

Por eso, desde RRHH y cumplimiento, conviene revisar una pregunta crítica: ¿Tu equipo valida de forma periódica el estatus REPSE de los proveedores con los que operas? 

No renovar el REPSE a tiempo o no actualizar datos clave

Uno de los errores más comunes en 2025 ha sido suponer que el REPSE es un trámite único. No lo es. El registro tiene vigencia limitada y requiere renovación en plazos definidos por la autoridad. Además, cualquier cambio en datos clave debe notificarse a tiempo: razón social, RFC, objeto social, socios, domicilio fiscal.

Cuando estos avisos no se presentan, la suspensión puede llegar sin previo aviso. Y en ese momento, no solo se detiene el servicio: también se pone en pausa la relación comercial, la facturación y los pagos relacionados. Es recomendable establecer un sistema de alertas internas para monitorear fechas críticas. Designar un área o responsable exclusivo del seguimiento puede hacer una gran diferencia.

No cumplir con obligaciones fiscales o de seguridad social

Otro foco rojo frecuente en las cancelaciones del REPSE es el incumplimiento con otras autoridades. Una empresa puede estar debidamente registrada, pero si presenta adeudos con el SAT, el IMSS o el INFONAVIT, el REPSE puede ser suspendido automáticamente. Esto se debe a que, desde 2024, el cruce de información entre instituciones es cada vez más ágil. No hay necesidad de una auditoría directa: basta con que el sistema detecte un incumplimiento para que se active el procedimiento de suspensión.

Aquí es donde se vuelve indispensable contar con constancias de cumplimiento fiscal y de seguridad social. Solicitarlas de manera trimestral, tanto a proveedores como a las áreas internas, es una medida preventiva eficaz.

Inconsistencia entre el objeto social registrado y los servicios realmente ofrecidos

Para estar en regla, no basta con tener el REPSE vigente. El servicio ofrecido debe coincidir con lo declarado en el registro, tanto en objeto social como en actividad económica ante el SAT. 

Una de las causas más frecuentes de suspensión es la discrepancia entre lo que se declara y lo que realmente se factura. Por ejemplo, si una empresa ofrece soporte técnico pero su objeto social registrado es limpieza industrial, el registro puede considerarse inválido.

Esto también aplica a los CFDI y a los contratos.Todos los documentos deben ser consistentes entre sí y con la información registrada ante la STPS. Es importante revisar de manera periódica que los contratos y facturas reflejen con precisión el giro autorizado. Un desajuste técnico puede bastar para perder el registro.

Falta de contratos formales o mal estructurados

La STPS no solo revisa que exista un contrato entre proveedor y contratante. Evalúa que ese contrato cumpla con ciertos requisitos formales:

• Objeto claro del servicio
• Plazo o periodo definido
• Número aproximado de trabajadores asignados
• Lugar donde se prestará el servicio

Muchos registros han sido cancelados por presentar contratos genéricos, sin detalle suficiente o sin referencias al REPSE. Estos errores no son meramente administrativos: pueden derivar en observaciones formales y en la suspensión del servicio.

Una buena práctica es contar con plantillas legales revisadas por especialistas. Establecer un estándar interno ayuda a mantener coherencia entre las áreas operativas, legales y fiscales.

No comprobar la especialización del servicio ante una revisión

El corazón del REPSE está en la especialización. Si la empresa prestadora no puede demostrar que el servicio que ofrece es técnico, especializado y ajeno a la actividad preponderante del contratante, el registro pierde validez.

En revisiones recientes, uno de los hallazgos más comunes ha sido la presencia de personal en instalaciones del cliente sin una justificación técnica clara. Esto contradice el principio de independencia operativa y puede interpretarse como simulación laboral. Para evitarlo, es fundamental documentar con precisión:

• Perfiles técnicos del personal asignado
• Entregables específicos del servicio
• Evidencia del trabajo realizado fuera de la operación directa del cliente

Esto no es burocracia. Es una forma de respaldar legalmente la naturaleza especializada del servicio prestado. 

El REPSE se cuida o se pierde

Mantener el REPSE activo en 2025 no es un tema de trámite. Es una responsabilidad constante que requiere coordinación entre áreas, seguimiento documental y atención a detalles que, si se descuidan, pueden tener consecuencias operativas y financieras.

La suspensión del REPSE puede significar la pérdida de contratos, retrasos en facturación y cuestionamientos por parte de clientes o autoridades. Incluso, puede afectar la reputación de la empresa como proveedor confiable.

Por eso, no basta con haber obtenido el registro. Hay que mantenerlo, revisarlo y actualizarlo cuando corresponde. Para quienes buscan entender desde cero cómo funciona el REPSE y qué implica su correcta gestión, vale la pena consultar esta guía completa de Runa: REPSE: ¿Qué es? y ¿Para qué sirve?